Îmi aduc aminte de vremea când primeam un email la 3 săptămâni şi eram incredibil de încântat, chiar dacă era vorba de un spam sau newsletter. De atunci au trecut vreo 9 ani, proiectele s-au îmulţit, ziua s-a scurtat, iar mailul este din ce în ce mai greu de gestionat. Am trecut recent printr-o etapă de reorganizare a modului în care folosesc emailul care s-a tradus în timpi mai scurţi, stress mai puţin şi productivitate mai mare în muncă. M-am gândit să împărtăşesc experienţa mai jos(peste 20.000 de emailuri sortate în câteva ore).
O să încep cu o scurtă trecere în revistă a uneltelor de gestionare a emailului, cu avantajele şi dezavantajele fiecăruia:
Outlook
A fost primul client de email pe care l-am folosit, pentru o perioadă îndelungată. Are o suită interesantă de unelte şi aplicaţii pentru eficientizarea activităţii, cum ar fi listele de taskuri, calendarul, Adress Book, etc. Dezavantajele semnificative sunt: viteza greoaie, mai ales când treceţi de câteva mii sau zeci de mii de emailuri, erorile ocazionale şi mai ales: dificultăţile la exportul conturilor. Practic, dacă va trebui să reinstalaţi sistemul de operare aveţi mari şanse să petreceţi câteva zile pentru a integra baza de date cu mailurile existente pe un nou cont. A fost motivul pentru care am renunţat definitiv la Outlook, după o perioadă lungă.
Thunderbird
Este un client de email rapid, gratuit, de încredere, cu posibilitatea de a exporta şi a sincroniza conturile pe diferite calculatoare. Cele mai mari probleme le-am avut cu filtrarea spamului, capitol la care stă destul de slab. O altă problemă a apărut în momentul în care am dorit să integrez aproximativ 10 conturi de email şi să le organizez pe foldere, moment în care lucrurile devin mai complicate şi ai un control mai greoi asupra procesului de lucru.
Gmail
Deşi aveam un cont de email încă de la începutul serviciului nu am folosit niciodată extensiv Gmail, până de curând. Am descoperit că este un serviciu incredibil de util, rapid, uşor de organizat, care îţi scade cu mult timpul dedicat zilnic emailului.
O să mă concetrez mai departe pe un mini tutorial de organizare a emailului folosind exclusiv Gmail. În cazul meu am avut rezultate spectaculoase, am reuşit să sortez peste 20.000 de emailuri în câteva ore şi să reduc semnificativ timpul zilnic alocat:
1. Forward la toate conturile de email către Gmail
Primul pas este să adaugi un forward la toate conturile de mail pe care le utilizezi către un singur cont, cel de Gmail. În felul ăsta vei avea mesajele centralizate, disponibile de pe orice calculator conectat la Internet, cu o singură parola. De obicei redirectarea se face din panoul de control al serviciului de hosting utilizat.
2. Dezabonează-te sau treci pe RSS
Pentru că eşti în faţa unui nou început, ar fi recomandat să treci încă o dată prin toate serviciile la care eşti abonat, să le păstrezi pe cele esenţiale şi să te dezabonezi la cât de multe poţi. În cazul blogurilor sau a ziarelor poţi utiliza RSS-ul care îţi va salva din timp şi te va ajuta să fii concentrat pe informaţia esenţială.
3. Filtre şi Labels
Pentru a putea sorta informaţia este recomandat să foloseşti etichete(labels), împreună cu filtre de sortare automată a mesajelor. Poţi crea un label pentru fiecare cont de email, unul pentru newslettere, unul pentru taskuri săptămânale, unul pentru reţele sociale şi aşa mai departe. În felul acesta prioritizezi toate mesajele primite şi te puteţi focusa în primul rând pe informaţia cea mai importantă(un procent majoritar îl reprezintă probabil newsletterele sau informaţia primită în mod automat).
4. Arhivează
Pasul următor după crearea de filtre şi labels este să treci prin toate emailurile, să le citeşti şi apoi să le arhivezi. În momentul în care arhivezi mesajele, vor dispărea din Inbox, iar accesarea lor se face fie în label, fie în folderul All Mail, fie prin căutare.
5. Inbox 0
Un principiu de bază al productivităţii este să ai în permanenţa Inboxul gol de mesaje. Treci prin toate, arhivează-le pe cele citite, trece-le într-un folder pe care îl vei accesa mai târziu pe cele pe care nu le poţi rezolva pe moment. Să ai 0 mesaje în Inbox îţi dă un sentiment de relaxare şi detaşare, îţi reduce stresssul şi îţi permite să fii mai organizat.
6. Verifică emailul la intervale fixe
Nu am reuşit până în prezent să ating această performanţă, dar verificarea emailului la intervale fixe, intrate în obicei îţi va permite să ai bucăţi mai mari de timp pentru a lucra mai productiv fară întreruperi. Bănuiesc că se poate utiliza un program în câţiva paşi, gen alcolici anonimi: de 10 ori pe zi, de 7, de 5, de 2.
7. Bookmark pe folderul esenţial
Un truc care te va ajuta atunci când eşti extrem de ocupat, dar aştepţi mesaje importante este să îţi organizezi un label cu mailurile personale, trimise de colaboratori, etc., sortate în mod automat. Dacă ai 2 minute pentru email, poţi trece rapid prin mesajele relevante primite, sărind peste zecile de newslettere sau notificări automate. Pentru Bookmark, mergi în label-ul respectiv şi adaugă la Bookmark.
8. Răspunde pe loc
Un principiu valoros dar neglijat este să răspunzi pe loc la toate emailurile la care poţi să o faci. Surprinzător, atunci când citeşi prima dată un mesaj vei putea redacta mai repede un mesaj de răspuns(metoda este testată personal).
9. Scrie mai scurt, scrie mai lung
Mai mult o regulă nescrisă, să îţi dozezi eforturile pentru fiecare email este o practică cu rezultate pe termen lung. Încearcă să fii cât mai concis în mesajele în care poţi să o faci, dar în acelaşi timp să acorzi atenţie extinsă acolo unde este cazul. Este o idee care te va ajuta să fii perceput pozitiv, profesionist şi te va ajuta să întăreşti relaţiile.
10. Verifică folderul de spam
Este necesar să treci din când în când prin folderul de Spam pentru a verifica dacă nu au ajuns mesaje importante. De 2 ori săptămânal este un interval suficient.
Nu în ultimul rând nu vă plângeţi de cantitatea de emailuri primită zilnic, ca majoritatea lucrurilor în viaţă este o chestiune de opţiuni, eşti liber să renunţi la orice, în orice moment.
Am ataşat mai jos răspunsurile la un sondaj efectuat pe Twitter cu privire la clientul de email folosit:
Voi ce metode de îmbunătăţire a timpului petrecut cu emailul folosiţi?
12 responses
Do you want to comment?
Comments RSS ?
Trackbacks